Von der To-Do-Liste zur Umsatzliste: So priorisieren erfolgreiche Unternehmerinnen

⌛Fühlst du dich manchmal, als würdest du den ganzen Tag arbeiten, aber am Ende bleibt trotzdem das Gefühl, dass du nichts wirklich Wichtiges geschafft hast? Deine To-Do-Liste wächst ins Unendliche, doch dein Umsatz bleibt gleich?

Viele Unternehmerinnen verbringen ihre Zeit mit Aufgaben, die sie beschäftigt halten, aber nicht wirklich voranbringen und genau das kann dazu führen, dass der Umsatz stagniert.

💡 In diesem Beitrag erfährst du:

• Warum klassische To-Do-Listen dich ausbremsen können.

• Wie du deine Aufgaben in Umsatzbringer und Zeitfresser unterteilen kannst.

• Welche Methoden dir helfen, fokussierter und produktiver zu arbeiten.

Aber lass uns mal tiefer eintauchen!

1. Warum deine To-Do-Liste dich klein hält

Hast du schon mal das Gefühl gehabt, dass du zwar ständig arbeitest, aber dein Business trotzdem nicht wächst? Das liegt oft daran, dass wir zwischen "beschäftigt sein" und "wirklich produktiv sein" unterscheiden müssen. Erfolgreiche Unternehmerinnen setzen nicht auf Fleißarbeit, sondern auf effektive Maßnahmen mit echtem Impact.

• Eine überfüllte To-Do-Liste kann dich schnell überfordern und dir den Fokus rauben.
• Statt strategisch zu arbeiten, werden nur dringende Kleinigkeiten abgearbeitet.
• Wichtige Aufgaben gehen unter, weil du dich auf das Reagieren statt das Planen konzentrierst.
• Leicht zu erledigende Aufgaben wirken verlockend, obwohl sie oft nicht zum Wachstum beitragen.

Die Lösung? Nutze deine Zeit sinnvoll und setze deine Prioritäten bewusst!

2. Die Umsatzliste – so setzt du die richtigen Prioritäten

Anstatt alles zu erledigen, solltest du dich auf die Aufgaben konzentrieren, die deinen Umsatz tatsächlich steigern. Die 80/20-Regel zeigt, dass 20 % deiner Tätigkeiten für 80 % deines Umsatzes verantwortlich sind.

20% deines Aufwands sind also für 80% des angepeilten Ergebnisses verantwortlich (80/20 Regel). Daraus ergibt sich wiederum, dass die verbleibenden 20% der Ergebnisse 80% des Aufwands verantworten.

👉 80 % der Ergebnisse kommen meist von 20 % des Aufwands.Das bedeutet: Statt alles gleich zu behandeln, solltest du dich auf die wichtigsten 20% konzentrieren, die den größten Impact auf deinen Umsatz haben.

🔹 Verkauf & Umsatz: Die besten Kunden bringen den meisten Umsatz.

Da nicht jeder Kunde gleich wertvoll für dein Business ist und nur ein kleiner Teil deiner Kunden den größten Umsatz bringt, solltest du gezielt auf genau diese Kunden eingehen: Das können Wiederkäufer, Premium-Kunden oder auch Empfehler sein.

• Segmentiere deine Kunden und überlege, wer regelmäßig kauft, wer viel Geld ausgibt und wer dich weiter empfiehlt.
• biete Upsells und Premium-Angebote an 
• baue enge Beziehungen zu deinen Top-Kunden auf durch persönliche Betreuung, kleine Geschenk oder exklusive Zugänge

⇨ Wenn du also bspw. merkst, dass 20% deiner Kunden 80% deines Umsatzes bringen, kannst du eine VIP-Mastermind anbieten und dadurch ohne eine Neukundenakquise deinen Umsatz steigern. 

🔹 Content-Erstellung: Ein kleiner Teil der Inhalte bringt die meiste Reichweite – setze hierbei auf Evergreen-Content, also zeitlosen und immer aktuellen Content und setze auch auf bewährte Formate und optimiere diese. Nicht jeder Post oder jedes Video geht viral, aber wenn du die Formate und Themen, die dir immer wieder Reichweite bringen, systematisch optimierst und recycelst. 

Nutze Inhalte, die immer relevant sind (als Beispiel: Einen Post mit dem Thema: “Wie du deine ersten 1000 Follower ausbaust” kannst du regelmäßig wiederverwenden.), und erstelle Varianten davon. Also beispielsweise einmal als Karussell-Post, einmal als Story und einmal als Newsletter. 

Gleicher Content - neue Verpackung = weniger Arbeit, mehr Wirkung.

🔹 Support: Die meisten Fragen drehen sich um eventuell wiederkehrende Probleme – nutze hierfür am Besten FAQs & Automatisierung. 

Wie setzt du das um? -> Erstelle eine FAQ-Seite oder ein Dokument mit den häufigsten Fragen deiner Kunden. Nutze Automatisierungen (Chatbots oder automatische E-Mails) um wiederkehrende Fragen zu beantworten. 

Biete Video-Tutorials und Anleitungen an, so sparst du dir Zeit weil du nicht 100 Mal dieselbe Frage beantworten musst. 

🔹 Marketing: Wenige Strategien bringen dir die meisten Verkäufe – identifiziere, optimiere und skaliere sie. 

Finde heraus welche Methoden am Besten funktionieren und baue diese dann weiter aus. Finde als Erstes deine besten Marketing-Kanäle und achte darauf wo deine Kunden herkommen. Verbessere deine bereits bestehenden Inhalte. Skaliere das Budget, bei dem du weißt, dass es funktioniert: Stecke mehr Budget in erfolgreiche Werbeanzeigen und gehe mehr Kooperationen mit Partnern ein, die bereits Umsatz bringen. 

🔹 E-Mail-Marketing: Nur ein Teil der Liste kauft – Segmentiere also deine Liste besser (am besten nach Verhalten, also achte darauf wer sich beispielsweise für dein Webinar angemeldet hat aber nicht gekauft hat und wer deine E-Mails geöffnet hat aber nicht geklickt hat. Spreche deine Abonnenten gezielt an. Wenn du an alle deine Abonnenten die gleiche E-Mail verschickst, dann verlierst du potenzielle Käufer. 

Sende personalisierte E-Mails mit unterschiedlichen Nachrichten, angepasst auf deine Abonnenten. Versuche, den Unterschied zwischen “warmen” und “kalten”Leads zu verstehen. Warme Leads sind Leads, die Interesse zeigen und auch zum Kauf bereit sind und kalte Leads sind genau das Gegenteil davon. 

🔹 Produktivität: Nur ein kleiner Teil der Arbeit bringt echte Ergebnisse – eliminiere also unwichtige Aufgaben und konzentriere dich auf das, was wirklich zählt. 

Fokussiere dich auf das, was den größten Impact hat. 

Sind deine 4 Social-Media-Profile auf verschiedenen Plattformen alle gleich erfolgreich? Falls die Antwort Nein ist überlege dir, ob auch 2 Profile ausreichen, um dein Ziel zu erreichen. 

Nutze KI und Tools, um wiederkehrende Aufgaben abzugeben. 

💡 Fazit: Konzentriere dich auf das, was wirklich zählt, anstatt überall Energie zu verschwenden! 🚀

Setze deinen Fokus auf die wenigen Dinge, die wirklich einen Unterschied machen – statt dich in unwichtigen Details zu verlieren. 💡

3. Die 5 besten Methoden zur Priorisierung deiner Aufgaben

Hier sind die besten Strategien, um deinen Fokus zu schärfen und dabei gebe ich dir auch direkt einen Praxistipp: Nutze das Eisenhower-Prinzip! 

 Mit diesem Prinzip kategorisierst du Aufgaben nach Wichtigkeit & Dringlichkeit und kannst deine To-Dos noch besser einordnen:

1️⃣ Wichtig & dringend: Sofort erledigen. Diese Aufgaben haben eine hohe Priorität. 

2️⃣ Wichtig, aber nicht dringend: Einplanen und planmäßig umsetzen.Diese Aufgaben haben eine hohe Bedeutung für dein langfristiges Business-Wachstum, haben jedoch keine akute Deadline.  

3️⃣ Dringend, aber nicht wichtig: Delegiere an Freelancer oder Tools. Aufgaben, die gemacht werden müssen aber nicht von dir persönlich. (Bspw. Social-Media-Grafiken kannst du von einem Designer erstellen lassen). 

4️⃣ Weder wichtig noch dringend: Streichen – es kostet dich nur Zeit! Aufgaben, die keinen direkten Einfluss auf dein Business haben.

Noch mehr Methoden, die dir helfen, wie du deine Zeit gut nutzt:

👉 Time-Blocking: Plane feste Zeitblöcke für wichtige Aufgaben. Setze klare Zeitfenster für strategische Arbeiten, um nicht in unwichtigen Kleinigkeiten zu versinken. 

👉 Delegieren & Automatisieren: Outsource wiederkehrende Aufgaben und nutze Tools,wie beispielsweise Loom für Erklärvideos oder ManyChat für Automatisierungen, die dir von mehrfachen Fragen das Antworten abnehmen können. Dies sind Aufgaben, die auch von jemand anderem übernommen werden können und dir sonst nur unnötig Zeit fressen.

👉 "Eat the Frog"-Methode: Erledige die wichtigste und schwierigste Aufgabe als Erstes bevor du dich mit Kleinkram verzettelst, und dir dann die Zeit fehlt um die wichtigste Aufgabe zu erledigen.

👉 Batching & Theming: Bündle ähnliche Aufgaben für mehr Effizienz. Versuche, dir feste Tage für bestimmte Aufgaben zu setzen und nicht ständig den Kontext zu wechseln innerhalb eines Tages.

4. Mein Praxis-Tipp: So sieht meine Umsatz-Liste aus

❌ Diese Aufgaben habe ich gestrichen:

• Wiederkehrende Aufgaben, die ich mit Loom-Videos erklären und delegieren kann, so erspare ich mir massiv Zeit! Statt lange E-Mails zu tippen oder in Meetings dasselbe zu erklären, kann ich einfach ein kurzes Video aufnehmen. 🎥

➡️Das kannst du auch machen und dein Team oder dein Kunde kann es anschauen, wann es passt. 

➡️ Sie verstehen genau, was du meinst (besonders bei technischen Themen).

➡️ Du musst Dinge nicht 5x wiederholen. 😉

• Überflüssiger Perfektionismus bei unwichtigen Details. “Perfekt” ist der Feind von “fertig”. Lieber hast du 80% umgesetzt als 100% und nie veröffentlicht!

📋 So strukturiere ich meine Woche:

➡️ 1-2 Video-Tage: Calls, Interviews & Content bündeln. ➡️ Morgens 8-10 Uhr: Keine Calls für konzentrierte Deep Work. ➡️ Lange Mittagspause: Energie tanken für den Nachmittag. ➡️ Bis max. 16 Uhr arbeiten: Klare Zeitlimits steigern die Effizienz. ➡️ Kleine Tasks sofort erledigen: Kein unnötiges Aufschieben. ➡️ Batching nutzen: Z. B. gleich mehrere Podcast-Folgen aufnehmen. ➡️ Countdown-Timer: 2x15 Minuten pro Aufgabe zur Fokussierung.

Ich plane mir meine Zeit wertvoll ein und lege meinen Fokus auf die Aufgaben, mit denen ich am meisten Mehrwert bieten kann, die mir am meisten Umsatz bringen, aber die mich zeitgleich am wenigsten Zeit kosten.

5. Praxis-Beispiele: Umsatzliste vs. Zeitfresser

Ich habe euch ein paar Beispiele zusammengefasst, damit ihr euch ein besseres Bild machen könnt:

🎓 Erziehungscoach

❌ Zeitfresser: Social-Media-Posts ohne klare Verkaufsstrategie.

 💲 Umsatzbringer: Klare Website, gezieltes E-Mail-Marketing, Kurse, Upselling.

🎸 Gitarrenlehrer

❌ Zeitfresser: Ständige Noten-Überarbeitung, Social Media ohne Strategie. 

💲 Umsatzbringer: Gruppenkurse, Abo-Modelle, höhere Preise.

🐾 Tierkommunikator

❌ Zeitfresser: Blogartikel und optische Verschönerungen ohne Verkaufsfokus. 

💲 Umsatzbringer: Paketpreise, Kooperationen, gezielte Neukundenanwerbung.

Fazit: Setze deinen Fokus bewusst auf umsatzgenerierende Tätigkeiten!

Mein Fazit für dich:

✅ Erfolgreiche Unternehmerinnen setzen auf Umsatzbringer statt Fleißarbeit. 

✅ To-Do-Listen sind oft überladen – Umsatzlisten helfen dir, dich aufs Wesentliche zu konzentrieren.

✅ Teste eine Methode aus diesem Beitrag und schreib mir gerne auf Instagram, welche für dich am besten funktioniert! 🚀

Die Transformation: Von der To-Do-Liste zur Umsatzliste – dein neuer Blickwinkel für mehr Erfolg! 💡

Dein nächster Schritt: Überdenke deine To-Do-Liste und erstelle deine Umsatzliste – so setzt du deine Energie optimal ein und bringst dein Business wirklich voran! 💡

Episode im Podcast hören!

Mehr Details, Tipps und konkrete Beispiele hörst du in meiner Podcast-Folge.

Ich bin soooo gespannt, was du aus dieser Folge für dich mitnehmen kannst!

Alles Liebe,
Katrin

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